Bu Politika, Kolayvet.com (“Kolayvet”) üzerinden sunulan hizmetlerin kullanımı sırasında toplanan verilerin nasıl işlendiğini, saklandığını ve korunduğunu açıklamaktadır. Kolayvet, kişisel verilerin korunmasında Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, 6698 sayılı KVKK ve (varsa) GDPR standartlarını esas alır.

1. Tanımlar ve Sorumluluklar

  • Müşteri Verileri: Kullanıcı’nın Kolayvet paneli üzerinde depoladığı her türlü veri (hasta kayıtları, notlar, raporlar vb.) Müşteri’nin mülkiyetindedir.

  • Veri Sorumlusu ve İşleyici: Kolayvet, Müşteri’nin sisteme girdiği veriler bakımından "Veri İşleyici"; Kolayvet’e kayıt olurken paylaştığınız kurumsal bilgiler bakımından ise "Veri Sorumlusu" sıfatını taşır.

  • Mülkiyet: Kolayvet'te depoladığınız tüm veriler size aittir. Kolayvet, bu verileri hizmet sunmak dışında bir amaçla kullanmaz, işlemez ve üçüncü şahıslara asla satmaz.

2. Hangi Bilgileri Topluyoruz?

  • Sağlanan Bilgiler: Kayıt sırasında alınan isim, e-posta, telefon ve kurumsal bilgiler.

  • Müşteri Kayıtları: Hizmetin kullanımı sırasında sisteme girdiğiniz üçüncü şahıslara (müşterilerinize) ait veriler. Bu verilerin yasal çerçevede toplanması ve rızasının alınması tamamen Müşteri sorumluluğundadır.

  • Otomatik Veriler: Hizmet kalitesini artırmak amacıyla çerezler (cookies) aracılığıyla toplanan erişim zamanları, IP adresleri ve kullanım alışkanlıkları.

  • Entegre Hizmetler: Google, SMS sağlayıcıları veya ödeme sistemleri gibi üçüncü taraf entegrasyonlarında sağladığınız yetkili bilgiler.

3. Bilgilerin Kullanım Amacı

Toplanan veriler yalnızca şu amaçlarla kullanılır:

  • Yazılımın temel işlevlerini yerine getirmek ve teknik destek sağlamak.

  • Hizmet iyileştirmeleri, yeni özellik duyuruları ve sistem güncellemeleri hakkında iletişim kurmak.

  • Yasal raporlama yükümlülüklerini yerine getirmek.

4. Destek Hizmetleri ve Veri Erişimi

Kolayvet destek personeli, gizlilik prensiplerimiz gereği verilerinize doğrudan erişim yetkisine sahip değildir. Teknik bir sorunun çözümü için hesabınıza erişim gerektiğinde:

  • Erişim ancak sizin açık onayınız ile gerçekleşir.

  • Yapılan tüm işlemler sistem günlüğünde (log) kayıt altına alınır.

  • Şifrelerinizi destek personeli dahil kimseyle paylaşmamanız önerilir.

5. Veri Güvenliği ve Saklama

  • Güvenlik: Verileriniz endüstri standardı olan SSL sertifikaları ve güncel şifreleme yöntemleri ile korunmaktadır.

  • Yedekleme: Verileriniz olası kayıplara karşı periyodik olarak yedeklenir.

  • İmha ve İade: Aboneliğiniz sona erdiğinde, verileriniz yasal saklama süreleri (mali yükümlülükler vb.) sonunda sistemlerimizden geri döndürülemeyecek şekilde silinir. Müşteri, üyeliği aktifken verilerini sistemden dışa aktarma (export) hakkına sahiptir.

6. Veri Sahibinin Hakları (KVKK Madde 11)

Kullanıcılar, Kolayvet’e başvurarak kendileriyle ilgili;

  • Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

  • İşlenmişse bilgi talep etme,

  • Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,

  • Verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme hakkına sahiptir.

7. Değişiklikler ve Bildirim

Bu politika, yasal mevzuatlara uyum çerçevesinde güncellenebilir. Politika üzerinde yapılan önemli değişiklikler, kullanıcılara e-posta veya sistem içi bildirim yoluyla makul bir süre önceden bildirilecektir.

Kolayvet Chat uygulaması

Kolayvet Chat, veteriner kliniği personelinin müşterilerle WhatsApp üzerinden ve ekip içinde yazışmak için kullandığı bir uygulamadır. Uygulamayı yalnızca klinik personeli kullanır; hayvan sahipleri uygulamayı indirmez.

İşlenen veriler

Mesaj içerikleri. Müşterilerle yapılan WhatsApp yazışmalarının metni, gönderilen ve alınan fotoğraf, video, ses kaydı ve belgeler; ekip içi yazışmalar; personelin sohbetlere eklediği iç notlar.

Müşteri ve hasta bilgileri. Ad, telefon numarası, e-posta, adres, bakiye; hayvanın adı, türü, ırkı, doğum tarihi, son muayene ve aşı bilgileri. Bu veriler Kolayvet klinik yönetim sisteminde zaten kayıtlıdır; uygulama onları gösterir.

Personel bilgileri. Ad, telefon, e-posta, rol ve yetkiler; hangi sohbetle kimin ilgilendiği ve mesajların gönderim zamanı.

Üçüncü taraflar

Meta (WhatsApp Business Platform) ve Twilio — müşterilerle yapılan yazışmalar bu sağlayıcılar üzerinden iletilir ve mesaj içerikleri onların sistemlerinden geçer. WhatsApp'ın 24 saat kuralı gereği, müşterinin son mesajından 24 saat geçtikten sonra yalnızca Meta tarafından önceden onaylanmış şablon mesajlar gönderilebilir.

Apple ve Google — konuşma tanıma. Uygulamada "sesle yaz" özelliği vardır. Bu özellik kullanıldığında söylenen ses cihazın işletim sistemi tarafından Apple veya Google'ın konuşma tanıma servisine gönderilir ve metne çevrilir. Bu işlem söz konusu şirketlerin kendi gizlilik politikalarına tabidir. Özellik yalnızca kullanıcı mikrofon simgesine bastığında çalışır; arka planda dinleme yapılmaz.

Cihazda saklanan veriler

Uygulama, açılışın hızlı olması ve bağlantı kesildiğinde geçmişin okunabilmesi için son 30 sohbetin son 60'ar mesajını ve görüntülenen medya dosyalarını kullanıcının cihazında saklar. Bu veriler uygulamadan çıkış yapıldığında silinir. Ayrıca oturum bilgisi (giriş anahtarı) cihazda tutulur.

Veri sorumlusu ve veri işleyen

Müşterilere ve hayvanlarına ait kişisel veriler bakımından veri sorumlusu ilgili veteriner kliniğidir. Kolayvet, bu verileri klinik adına ve kliniğin talimatı doğrultusunda işleyen veri işleyen sıfatındadır.

Saklama ve silme

Mesajlar ve klinik kayıtları, kliniğin Kolayvet aboneliği sürdüğü müddetçe saklanır. Silme ve erişim talepleri için ilgili kliniğe ya da destek@kolayvet.com adresine başvurulabilir.

İzinler

Uygulama şu cihaz izinlerini ister: mikrofon (sesle yazma), kamera ve fotoğraflar (klinik içi paylaşım), internet. İzinler yalnızca ilgili özellik kullanıldığında devreye girer.